Hoe zorgt u ervoor dat u het branche RI&E-instrument up-to-date en erkend blijft?

Een branche RI&E-instrument is geen statisch instrument. Het moet worden onderhouden en van tijd tot tijd worden geactualiseerd. Het is verstandig om al bij de ontwikkeling van het RI&E-instrument afspraken hierover te maken.

Wat is onderhoud?

Bij onderhoud gaat het om kleine bijstellingen in het RI&E-instrument. U gaat van versie 1.0 naar versie 1.1. Voorbeelden van onderhoud zijn:

• ‘schoonheidsfoutjes’ in het RI&E-instrument aanpassen.
• een stelling of een toelichting aanpassen zodat deze door gebruikers beter begrepen wordt.
• nieuwe ‘goede praktijken’ of oplossingen in het RI&E-instrument opnemen.

Ook voor het onderhoud is het maken van heldere afspraken van belang. Bespreek al bij de ontwikkeling van het branche RI&E-instrument af hoe het onderhoud geborgd wordt. Stel bijvoorbeeld een beheerder aan die wijzigingen door kan voeren. Misschien dat de beheerder in het begin bij vragen nog kan terugvallen op de mensen die het instrument hebben ontwikkeld. Maak daarbij concrete afspraken over de taken en bevoegdheden van de beheerder. Denk daarbij aan welke zaken onder ‘gewoon’ onderhoud vallen en welke actualisatie zijn en dus in overleg met de sociale partners plaats vinden.

Zie Tips voor onderhoud voor deze en andere raadgevingen.

Wat is actualisatie?

Bij actualisatie gaat het om een geheel nieuwe versie van het RI&E-instrument, dus van versie 1.1 naar 2.0. Actualisatie kan nodig zijn bij verandering van wetgeving, maar ook bij introductie van nieuwe werkprocessen en technologieën in de branche. Hierdoor kunnen belangrijke nieuwe arbeidsrisico’s opduiken waardoor het RI&E-instrument zal moeten worden uitgebreid of veranderend. Omdat actualisatie leidt tot een nieuw RI&E-instrument moeten alle sociale partners betrokken worden en moet ook opnieuw erkenning worden aangevraagd.

Bespreek al tijdens de ontwikkeling van het branche RI&E-instrument hoe actualisatie vormgegeven wordt. Welke zaken betekenen actualisatie (belangrijke wijzigingen in de stand der techniek, wetenschap en wet- en regelgeving)? Wie neemt initiatief tot actualisatie en wie voert de actualisatie uit.

Als u een erkend branche RI&E-instrument heeft moet u in ieder geval elke drie jaar nagaan of uw instrument nog actueel is. Daarna gaat u na of uw instrument nog actueel is en afhankelijk daarvan neemt u actie. U constateert dat er geen wijzigingen nodig zijn, of u pleegt onderhoud of u actualiseert het RI&E instrument. Hierna vraagt u opnieuw erkenning aan bij het Steunpunt RI&E. Ook als er geen wijzigingen zijn aangebracht in het RI&E instrument. Zie stap 2: Erkenning. Begin hier tijdig mee. Indien het Steunpunt RI&E-instrumenten 1 maand na de vervaldatum van de erkenning geen verlengingsverzoek heeft ontvangen, dan wordt de erkenning beëindigd.

Uniform onderhoud of actualisatie

Het kan voorkomen dat veel (of alle) branche RI&E-instrumenten dezelfde aanpassingen moeten ondergaan, bijvoorbeeld door wetswijzigingen. Het Steunpunt RI&E-instrumenten probeert dan deze aanpassingen centraal te ontwikkelen en te realiseren. Wanneer u dergelijke aanpassingen integraal overneemt in uw branche RI&E-instrument en dit schriftelijk aan het Steunpunt RI&E-instrumenten meldt, is actualisatie van de erkenning niet nodig. Het Steunpunt RI&E-instrumenten informeert branches over op handen zijnde uniforme aanpassingen via tijdelijk.rie.nl, maar u kunt hierover ook vragen stellen via info@rie.nl.

Pilot uw RI&E instrument
Voordat u uw RI&E-instrument definitief vaststelt legt u deze uiteraard bij de gebruikers voor via een pilot. Maar ook nadat het RI&E-instrument beschikbaar is wilt u feedback van gebruikers blijven krijgen. Door het organiseren van workshops voor uw leden om de RI&E in te vullen kunt u werkgevers ondersteunen en tegelijkertijd feedback krijgen op uw RI&E-instrument. Met deze feedback op de inhoud en het gebruiksgemak van het RI&E-instrument wordt het u duidelijk welke onderwerpen vragen oproepen en kan de inhoud van het RI&E-instrument worden aangepast. Bovendien kan een workshop werkgevers over de streep trekken om het RI&E-instrument te gaan gebruiken.