Hoe ontwikkelt u een branche RI&E-instrument en wie betrekt u hierbij?
Een goed begin is het halve werk: betrek werkgevers- en werknemersorganisaties; leg eisen vast en maak duidelijke afspraken.
Het maken van een branche RI&E-instrument is niet iets wat u even tussendoor doet. Het is echt een project. We geven u hieronder tips hoe u dit aan kunt pakken.
Betrek relevante partijen vanaf het prille begin
Hoe u het branche RI&E-instrument precies maakt kunt u uiteraard zelf beslissen. Maar uit ervaringen in branches blijkt een aantal zaken standaard aan de orde komen. Het maken van een RI&E-instrument is een project. Stel dus vooraf een projectteam samen waarin alle relevante partijen vertegenwoordigd zijn. Denk hierbij aan werknemers- en werkgeversvertegenwoordigers én inhoudelijk deskundigen. Dit is vooral van belang als u het instrument straks wil laten erkennen. Voor het verkrijgen van erkenning is immers de goedkeuring nodig van werknemers én werkgeversorganisaties én een gecertificeerde arbodienst of een gecertificeerde of BIG-geregistreerde arbo-kerndeskundige.
Wie kunnen er in het projectteam zitten? Klik hier
Maak heldere afspraken
Alles staat en valt met het maken van goede afspraken. Spreek vooraf verwachtingen uit en bespreek de criteria waaraan het RI&E-instrument moet voldoen. Dit voorkomt dat u achteraf een product heeft dat nét niet voldoet aan uw wensen.
Afspraken kunt u op verschillende vlakken maken. Uiteraard maakt u afspraken over het beoogde eindproduct: wat komt er in te staan, hoe moet het er uit komen te zien en wilt u het instrument laten erkennen? (Zie ook stap 2: Erkenning). Daarnaast maakt u afspraken over de praktische zaken als financiering, de rolverdeling en de tijdsplanning. Wie ontwikkelt het branche RI&E-instrument en wie toetst het instrument? Spreek ook af wanneer mensen een rol spelen. Laat de toetser bijvoorbeeld halverwege het project al eens meekijken. Zo zorgt u voor een soepel lopend project en voorkomt u dat op het moment van toetsing nog problemen naar boven komen.
Vergeet ook niet af te spreken wie de eigenaar van het instrument wordt en hoe u zorgt dat het instrument gebruikt gaat worden (zie Stap 3: Implementatie) en hoe u het gaat onderhouden (Zie stap 4: Onderhoud en actualisatie).
Over welke punten is het handig vooraf afspraken te maken? Klik hier.
Betrek eindgebruikers
Weet wat de belangrijkste risico’s in de branche zijn. U kunt dit verzamelen aan de hand van bedrijfsbezoeken, gesprekken, cao-afspraken, arbocatalogus, arbo-branchebrochures van de Inspectie SZW, etc.
Het branche RI&E-instrument moet uiteindelijk gebruikt worden in bedrijven (management, staf, preventiemedewerkers). Zorg er dus voor dat u deze eindgebruikers actief bij de ontwikkeling van het RI&E-instrument betrekt. Alleen als zij het instrument volledig en gebruiksvriendelijk vinden zullen ze er ook daadwerkelijk mee aan de slag gaan.
Het beste is om eindgebruikers in het projectteam op nemen. Maar u kunt hen ook om informatie vragen. In het begin kunt u gesprekken voeren met management, staffunctionarissen en werknemers uit bedrijven (bijvoorbeeld preventiemedewerkers of actieve kaderleden van werknemersorganisaties). Zo kunt u achterhalen wat de belangrijkste werkprocessen en arbeidsrisico’s in de branche zijn, wat het RI&E-instrument voor hen moet kunnen, welke voordelen hen dat oplevert en welke praktijkoplossingen zij kennen. Dit helpt om het instrument goed toe te snijden op de praktijk en belevingswereld van deze eindgebruikers. En het bevordert dat het instrument straks in de bedrijven goed gebruikt wordt.
Vergeet ook niet om in de eindfase eindgebruikers te betrekken. Zorg voor pilot-testen door werkgevers en werknemers. Hierin kunt u het instrument onder gebruikers toetsen op volledigheid, maar ook op uitvoerbaarheid en gebruiksvriendelijkheid. Spoort het instrument de prioritaire risico’s goed op? Geeft het passende oplossingen voor aanwezige risico’s? Etc.
Het CMS van het Steunpunt RI&E
U hoeft als branche het wiel niet opnieuw uit te vinden. Klik hier voor meer informatie over het CMS (content management system) van het Steunpunt RI&E. De handleiding voor het werken met ons CMS systeem is hier te vinden. Voor de gebruikersovereenkomst klik hier.
Tips voor taalgebruik in het RI&E-instrument
Het is de bedoeling dat ondernemers in uw branche zélf in staat zijn de RI&E uit te voeren en dat ze de onderwerpen die in de RI&E aan bod komen gemakkelijk kunnen worden beantwoord. Helder en duidelijk taalgebruik maakt het makkelijker om de RI&E in te vullen. Hier vindt u een aantal tips.
Publicatie en verspreiding
Hoe laat u de eindgebruikers weten dat het RI&E-instrument bestaat? U kunt uw RI&E-instrument via uw eigen website openbaar maken. Maar u kunt deze ook gratis via tijdelijk.rie.nl toegankelijk maken. Op deze website van het Steunpunt RI&E-instrumenten zijn al meer dan 175 Branche RI&E-instrumenten toegankelijk. Het is dan ook aan te bevelen ook uw instrument hier aan te melden. U kunt zowel erkende als niet erkende instrumenten aanmelden. En ook instrumenten die niet zijn gemaakt in het CMS van het Steunpunt RI&E kunt u aanmelden. Stuur dan een mail met de link naar het RI&E instrument naar info@rie.nl.
