In het kort
Het maken van een branche RI&E-instrument is niet iets wat u even tussendoor doet. Het is echt een project. We geven u hieronder in vier stappen aan hoe u een instrument ontwikkelt, laat erkennen, implementeert en onderhoudt.
Stap 1 Ontwikkeling:
Hoe u het branche RI&E-instrument precies maakt kunt u uiteraard zelf beslissen. Maar uit ervaringen in branches blijkt een aantal zaken standaard aan de orde komen.
- Betrek relevante partijen vanaf het prille begin
Stel vooraf een met een projectteam samen van bijvoorbeeld werknemers en werkgevers vertegenwoordigers én inhoudelijk deskundigen. Dit is vooral van belang als u het instrument wilt laten erkennen. Hiervoor is namelijk goedkeuring nodig van werknemers én werkgeversorganisaties én een gecertificeerde arbodienst of een gecertificeerde of BIG-geregistreerde arbo-kerndeskundige. - Maak heldere afspraken
Spreek aan het begin van het project verwachtingen uit en bespreek de criteria waaraan het RI&E-instrument moet voldoen. Daarbij gaat het om de inhoud maar ook over vormgeving en het eindproduct. Wilt u het instrument bijvoorbeeld laten erkennen, of liever niet. Maak ook afspraken over de praktische zaken als financiering, de rolverdeling en de tijdsplanning. - Betrek eindgebruikers
Eindgebruikers zoals bedrijven (management of staf) en werknemers (preventiemedewerkers), moeten straks met het instrument werken. Betrek hen dus ook bij de ontwikkeling van het RI&E-instrument. Wat vinden zij de belangrijkste risico’s in de branche en waar hebben zij behoefte aan? In de eindfase kunt u het instrument bij de eindgebruikers testen op volledigheid, uitvoerbaarheid en gebruiksvriendelijkheid.
Wilt u meer informatie over het ontwikkelen van een branche RI&E-instrument lees dan hier verder.
Stap 2 Erkenning:
Als uw RI&E-instrument erkend is hoeven bedrijven met maximaal 25 werknemers in uw branche hun RI&E niet te laten toetsen. Dit scheelt tijd. En geld! Om uw branche RI&E-instrument te laten erkennen voor toetsingsvrijstelling moet u voldoen aan een aantal criteria.
- Inhoudelijke criteria voor erkenning
De inhoudelijke criteria treft u aan in het hoofdstuk Inhoudelijke criteria voor erkenning. Deze criteria zijn bedoeld om de kwaliteit van branche RI&E-instrumenten te borgen. Vakbonden gebruiken de criteria om een RI&E-instrument te beoordelen bij de erkenning. - Procedurele eisen voor erkenning
Om uw branche RI&E-instrument te laten erkennen moet u voldoen aan de volgende procedurele eisen:
– het instrument moet de instemming hebben van ten minste één werkgeversorganisatie en van alle bij de CAO-betrokken werknemersorganisaties;
– het instrument dient getoetst te zijn door een gecertificeerde arbodienst of een gecertificeerde of BIG-geregistreerde arbo-kerndeskundige. - Verkrijgen van erkenning
De formele erkenning krijgt u van het Steunpunt RI&E-instrumenten. Nadat u de relevante documentatie heeft opgestuurd, stelt het Steunpunt RI&E-instrumenten de erkenning vast en plaatst het branche RI&E-instrument voorzien van het erkenningsicoontje op tijdelijk.rie.nl. Een erkenning is maximaal drie jaar geldig.
Ook niet erkende instrumenten kunt u op tijdelijk.rie.nl laten plaatsen. Er komt dan alleen geen icoontje bij het instrument te staan.
Wilt u meer informatie over het laten erkennen van een branche RI&E-instrument lees dan hier verder.
Stap 3 Implementatie:
Als u het branche RI&E-instrument heeft ontwikkeld is het zaak om te zorgen dat deze wordt gebruikt en toegepast. Hiervoor is het allereerst belangrijk dat u uw leden vertelt dat het instrument bestaat. Bedenk hiervoor vooraf een plan waarin staat welke activiteiten u gaat ondernemen, wie u daarbij wilt bereiken en hoe u de verschillende activiteiten met elkaar verbindt.
Er zijn talloze manieren om dat te doen. Zo kunt u bedrijven direct informeren over het nut en de noodzaak van de RI&E of u kunt dit indirect doen waarbij u bedrijven informeert over andere thema’s waarbij de RI&E meelift. Het steunpunt RI&E instrumenten heeft ook een aantal tools ontwikkeld om branches hier bij te ondersteunen.
Wilt u meer voorbeelden over de implementatie en links naar de (digitale) tools van het Steunpunt RI&E-instrumenten lees dan hier verder.
Stap 4 Onderhoud en actualisatie:
Ook een RI&E-instrument moet worden onderhouden en van tijd tot tijd worden geactualiseerd. Bij een erkend instrument moet u in ieder geval elke drie jaar nagaan of uw instrument nog actueel is.
- Wat is onderhoud
Bij onderhoud gaat het om kleine bijstellingen in het RI&E-instrument. U gaat van versie 1.0 naar versie 1.1.
Voorbeelden van onderhoud zijn:
– ‘schoonheidsfoutjes’ in het RI&E-instrument aanpassen.
– een stelling of een toelichting aanpassen zodat deze beter begrepen wordt.
– nieuwe ‘goede praktijken’ of oplossingen in het RI&E-instrument opnemen.
Het is handig om vooraf af te spreken wat onder onderhoud valt en wie dit uitvoert. - Wat is actualisatie?
Bij actualisatie gaat het om een geheel nieuwe versie van het RI&E-instrument, dus van versie 1.1 naar 2.0. Actualisatie kan nodig zijn bij verandering van wetgeving, maar ook bij de introductie van nieuwe werkprocessen en technologieën in de branche. Omdat actualisatie leidt tot een nieuw RI&E-instrument moet ook opnieuw erkenning worden aangevraagd.
Maak ook nu vooraf weer afspraken over welke zaken onder actualisatie vallen en hoe dit geborgd wordt. - Uniform onderhoud of actualisatie
Het kan voorkomen dat veel (of alle) branche RI&E-instrumenten dezelfde aanpassingen moeten ondergaan, bijvoorbeeld door wetswijzigingen. Het Steunpunt RI&E-instrumenten probeert dan deze aanpassingen centraal te ontwikkelen en te realiseren. Wanneer u dergelijke aanpassingen integraal overneemt is actualisatie van de erkenning niet nodig.
Wilt u meer voorbeelden over onderhoud en actualisatie van een branche RI&E-instrument lees dan hier verder.
